Charte relative à la protection des données à caractère personnel de nos clients et prospects

Version du 07 12 2023

De : MANYMORE, société par actions simplifiée au capital de 56 633,45 euros, immatriculée au RCS Nanterre sous le numéro 492 168 570 et ayant son siège au 11-13 Cours Valmy Tour Pacific 92800 Puteaux.
À destination des candidats, clients et prospects de MANYMORE.

Préambule

MANYMORE est très attachée au respect de votre vie privée et à la protection de vos Données à caractère personnel, qui sont deux principes protégés par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne.
Le traitement des Données à caractère personnel est régi notamment par les dispositions du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016, par celles de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que les textes permettant leur mise en œuvre.
MANYMORE est un éditeur de logiciels qui propose un large choix de solutions sur les métiers du conseil financier et patrimonial, présent auprès de tous les acteurs du secteur. La conception, la réalisation et la fourniture de solutions informatiques, ainsi que l’assistance et le conseil aux intermédiaires financiers et intermédiaires d’assurance (sociétés de courtage, agents généraux), aux compagnies d’assurance, aux sociétés de gestion et aux banques souhaitant assurer et/ou optimiser la gestion des relations clients/fournisseurs, optimiser le suivi produits commercialisés de leur clientèle, optimiser les techniques et les moyens de commercialisation.
MANYMORE accompagne également ses clients dans leurs projets, dans toutes les phases, depuis la réflexion jusqu’au déploiement de ses solutions en tenant compte des stratégies digitales de ses clients.
MANYMORE est soucieux de fournir des solutions hautement sécurisées et d’adopter les meilleures pratiques du marché, afin de garantir notamment la confidentialité et l’intégrité des données traitées.
Dans le cadre de l’exercice de nos activités et en tant que responsable de traitement, MANYMORE peut être amené à collecter et à traiter des Données qui vous concernent et qui concernent l’utilisation de nos produits et services. Soucieux du respect de votre vie privée, MANYMORE a élaboré cette Charte relative à la protection des Données à caractère personnel (ci-après la « Charte ») afin de vous présenter de manière transparente :

• Les Traitements réalisés sur vos Données à caractère personnel ;
• Les catégories de Données à caractère personnel collectées et traitées vous concernant, ;
• Les destinataires de vos Données à caractère personnel ;
• Les durées de conservation de vos Données à caractère personnel ;
• Nos engagements de protection de vos Données à caractère personnel ;
• Vos droits et libertés concernant le Traitement de vos Données à caractère personnel.

Cette Charte, qui est accessible en ligne, est susceptible d’évoluer à tout moment. Nous vous invitons à consulter la version en ligne de manière régulière et avant toute interaction avec nos services, et ce pour une bonne compréhension de notre utilisation de vos Données à caractère personnel.

Qu’est-ce qu’une Donnée à caractère personnelle ?

Une « Donnée à caractère personnel » est toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement :

• Par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification (ex. : code client, numéro de sécurité sociale), un identifiant en ligne (ex. : courriel, cookie web, login), un numéro de téléphone, une date de naissance, etc.
• Par référence à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique (ex. : photographie biométrique, empreinte digitale, écriture manuscrite).
• Par recoupement d’informations de type date de naissance, adresse postale, données biométriques, etc.

Qu’est-ce qu’un Traitement de Donnée à caractère personnel ?

On entend par « Traitement » toute opération, ou ensemble d’opérations, effectuée(s) à l’aide ou non de procédés automatisés et appliquée(s) à des données ou des ensembles de Données à caractère personnel, quel que soit le procédé utilisé : collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification.

Qu’est-ce qu’un Responsable de Traitement ?

Le « Responsable de Traitement » est celui qui détermine les finalités et les moyens du Traitement. Il met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s’assurer de la protection des Données et être en mesure de démontrer que le Traitement est effectué conformément à la réglementation en vigueur.
Le Responsable de Traitement des Données à caractère personnel vous concernant peut-être dans certains cas MANYMORE, société par actions simplifiée au capital de 56 633.45 euros, ayant son siège social 11-13 Cours Valmy Tour Pacific 92800 Puteaux, immatriculée au R.C.S. Nanterre sous le n° 492 168 570 (ci-après « MANYMORE », « Nous », « Nos »).
MANYMORE est doté d’un Délégué à la Protection des Données ou Data Protection Officer (ci-après « DPO ») dont les coordonnées sont les suivantes :

MANYMORE
DPO
Traitement des données personnelles
11 Cours Valmy, 92800 Puteaux
dpo@manymore.fr

Qu’est-ce qu’un Sous-Traitant au sens de la réglementation relative à la protection des Données à caractère personnel ?

Un « Sous-Traitant » est une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte, sous l’instruction et sous l’autorité du Responsable de Traitement.

Quels sont les traitements pour lesquels MANYMORE est Responsable de Traitement ?

Par défaut, MANYMORE intervient en qualité de Sous-Traitant selon les dispositions rédigées dans les contrats avec ses clients. Ces derniers sont en charge de définir l’ensemble des finalités et des moyens à mettre en œuvre afin d’assurer un niveau de protection et de sécurité adéquat, pour les données de ses propres clients. MANYMORE traite les Données à caractère personnel uniquement pour le compte de ses clients et ne les réutilise pas pour son propre compte.

Les services et produits de MANYMORE

Toutefois, MANYMORE est Responsable de Traitement, au sens du RGPD, lorsqu’il propose les services suivants :

• manymore.fr,
• plpsoft.com

Le recrutement

MANYMORE traite des Données à caractère personnel de candidats dans le cadre du recrutement afin de pouvoir produire une décision sur l’adéquation avec le poste en prenant en compte les aptitudes du candidat, ses connaissances acquises, sa personnalité.
Les données traitées concernent les CV, lettre de motivation, les éventuelles lettres de recommandation, les différents tests réalisés (techniques, psychotechniques…) et les comptes-rendus d’entretiens.
Ces informations concernent des données d’identification, des données sur la vie professionnelle (diplôme, formation, expérience…), des données sur la vie personnelle (situation familiale…), des données économique et financière (ex. : prétention salariale…) et des données de connexion. MANYMORE traite ces données sur la base de l’intérêt légitime. MANYMORE conserve ces données pendant toute la durée du recrutement. Avec l’accord du candidat, les candidatures non retenues et présentant un intérêt pour un futur recrutement peuvent être conservées dans un vivier de candidatures ou une CVthèque pendant une durée maximale de 2 ans.
Ces données sont collectées directement auprès du candidat ou auprès d’un cabinet de recrutement ou d’une plateforme spécialisée. Elles peuvent être enrichies d’informations publiques, collectées sur les réseaux sociaux professionnels (ex. : LinkedIn)
MANYMORE traite ces données de manière confidentielle. Elles sont destinées uniquement aux collaborateurs recrutant et au service RH.
Par défaut, MANYMORE ne transfère pas les données de candidats en dehors de l’Espace Economique Européen. Si des transferts sont réalisés, ils sont protégés par des mécanismes assurant un niveau de protection adéquate au regard de la règlementation européenne.

Quelles sont les données traitées par MANYMORE lorsqu’il est Responsable de traitement ?

MANYMORE ne traite que les Données à caractère personnel strictement nécessaires à la finalité pour laquelle elles sont collectées. Le traitement des Données à caractère personnel réalisé par MANYMORE est indispensable pour la fourniture des Services.
Lors de l’utilisation de nos Services, nous collectons les Données à caractère personnel suivantes :

• Données d’identification : telles que le numéro d’identification unique, la référence client, l’identité, l’adresse postale, l’adresse email, le numéro de téléphone
• Données de connexion : telles que le code client et le mot de passe
• Donnée de localisation : telle que l’adresse IP
• Activités professionnelles et publiques : tels que l’emploi actuel, l’identification de l’entreprise, les données professionnelles de contact (notamment l’adresse email professionnelle).

De plus, dans le cadre de la relation commerciale et afin d’améliorer la qualité de ses services, MANYMORE conserve une trace de l’ensemble des échanges réalisés par l’intermédiaire des sites Internet, des communications par mails, par téléphone, ou tout autre moyen de communication.

Pourquoi nous collectons vos Données à caractère personnel ?

MANYMORE collecte et traite vos Données à caractère personnel notamment dans le cadre de l’exécution de ses activités, telle que la prospection commerciale, la conception de nouveaux services, ou encore le suivi et l’amélioration de la qualité de service et la sécurisation des environnements informatiques.
MANYMORE s’engage à collecter uniquement des Données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Plus précisément, les utilisations faites par MANYMORE des Données à caractère personnel vous concernant sont les suivantes :

• Gérer notre relation avec vous et gérer votre contrat ;
• Réaliser nos engagements quant à la fourniture de services tels que définis dans le contrat ;
• Gérer nos bases de données clients et prospects ;
• Permettre la réalisation des opérations de paiement ;
• Vous proposez des services au plus proche de vos besoins ;
• Vous adressez des informations commerciales et publicitaires, en fonction de vos préférences ;
• Développer des produits performants et innovants ;
• Réaliser des analyses et des statistiques en vue d’adapter nos activités commerciales ;
• Organiser des salons ou évènements à destination des clients et/ou prospects
• Faciliter le traitement de vos demandes ;
• Respecter nos obligations légales ;
• Gérer un éventuel litige avec vous ;
• Exécuter nos engagements dans un environnement sécurisé.

Sur quelles bases légales nous traitons vos données ?

MANYMORE traite les données sur la base :

• De l’exécution du contrat : La collecte et le traitement de vos Données à caractère personnel sont nécessaires à l’exécution des mesures précontractuelles et à l’exécution du contrat de fourniture de services conclu entre vous et MANYMORE (ci-après le « Contrat »). Les mesures précontractuelles s’entendent comme toute action réalisée par MANYMORE au stade de la présentation de nos offres de services et produits afin d’être en mesure de répondre aux attentes du Client ;
• Du consentement : MANYMORE traite Données à caractère personnel en sollicitant un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque. Ce consentement se manifeste par une déclaration ou un acte positif de votre part, par exemple lorsque vous cochez une case au sein d’un formulaire (ex. : abonnement à une newsletter, acceptation de cookies…) ;
• Du respect des obligations légales : les Données à caractère personnel traitées sont nécessaires afin de respecter nos obligations légales et réglementaires (ex. : conservation des factures) ;
• De l’intérêt légitime de MANYMORE : MANYMORE traite des Données à caractère personnel pour réaliser des opérations de prospections commerciales à destination des clients professionnels, garantir la sécurité du réseau et des informations ou prévenir la fraude.

Le traitement de ces Données à caractère personnel est nécessaire pour réaliser les activités suscitées. À défaut d’une telle communication, MANYMORE ne serait pas en mesure, ni de répondre favorablement à aux demandes, ni de fournir des produits et services demandés.

Quand collectons-nous des Données à caractère personnel ?

MANYMORE collecte des Données à caractère personnel vous concernant directement ou indirectement et nous nous assurons systématiquement que vous êtes informés sur les engagements de MANYMORE et sur vos droits.
La collecte d’informations vous concernant peut-être réalisée à l’occasion de :

• Un démarchage ;
• Votre participation ou inscription à un salon ou évènement ;
• Votre visite sur nos sites internet, notamment lors de la création ou de la gestion de votre espace client ;
• La gestion de vos commandes ;
• Nos échanges, notamment avec le service client ou l’assistance ;
• Le suivi de la qualité de service, notamment lors de l’enregistrement de nos conversations téléphoniques ;
• La consultation de nos informations commerciales ou promotionnelles ;
• La participation à des enquêtes ;
• L’acquisition de base de données prospects professionnels auprès de sociétés spécialisées.

Dans le cas des mesures précontractuelles, nous sommes susceptibles de collecter des données vous concernant à l’occasion :

• De la visite d’un de nos sites web ;
• De la saisie d’un formulaire de contact ;
• D’un échange téléphonique avec le Service Client ;
• D’un clic sur un de nos messages promotionnels ;
• De la visite sur un site partenaire.

Quels sont les destinataires de vos données personnelles ?

MANYMORE limite les transferts d’information à destination de tiers et utilise quand cela est possible, des données anonymisées ou pseudonymisées (dans ce cas seul MANYMORE est capable d’identifier la personne concernée).
Vos Données à caractère personnel sont susceptibles d’être communiquées aux destinataires suivants, lorsque cette communication est nécessaire :

• Destinataires internes à MANYMORE : nos services clients, assistance et développement, nos directions financière, juridique et marketing, la direction commerciale et les fonctions de contrôle légal et interne de notre société.
• Destinataires externes :
• Les agences évènementielles, de communication, de publicité, de marketing ;
• Les imprimeurs, les sociétés de gestion documentaire, d’archivage papier ou en ligne ;
• Les sociétés d’études ou d’analyses statistiques ;
• Les prestataires de service logiciel de transmission de données et d’hébergement ;
• Les partenaires institutionnels, afin de permettre la télédéclaration à la DGFIP ;
• Les entités du groupe auquel MANYMORE appartient ;
• Des experts techniques qui traitent les données en accord avec la réglementation ;
• En cas de contentieux : les conseils juridiques, les sociétés de recouvrement, les huissiers de justice, les avocats, les notaires et les parties au litige.

MANYMORE s’assure que ses sous-traitants traitent vos données de manière à garantir leur intégrité, leur confidentialité et leur sécurité.

Comment sont sécurisées vos données ?

MANYMORE accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles et nous mettons en œuvre toutes les actions nécessaires afin de protéger les données personnelles que nous traitons. Vos données personnelles sont traitées de façon électronique, automatique et/ou manuelle et en tout état de cause, de façon que leur sécurité, protection et confidentialité soient assurées au regard de leur niveau de sensibilité, via des mesures administratives, techniques et physiques pour prévenir la perte, le vol, l’utilisation, la divulgation ou encore la modification non-autorisés.
MANYMORE met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données personnelles traitées. À ce titre, MANYMORE est en mesure de recourir à des techniques d’anonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et/ou nécessaire.

Quelle est la durée de conservation de vos Données à caractère personnel ?

Vos Données à caractère personnel doivent être conservées uniquement pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées tel que mentionné ci-dessous. Elles seront ensuite supprimées. Cependant, dans certains cas, vos Données personnelles pourront être conservées plus longtemps, par exemple en cas de contentieux, ou pour nous conformer à nos obligations comptables, légales ou réglementaires. En tout état de cause, ces données sont détruites ou anonymisées une fois lesdites finalités réalisées.
À des fins d’études et de statistiques, nous pouvons être amenés à conserver des données anonymisées pour une durée illimitée. L’anonymisation est un mécanisme de protection qui vise à transformer de manière irréversible les Données à caractère personnel afin qu’elles ne puissent plus permettre d’identifier la personne concernée.

Vos Données à caractère personnel sont-elles transférées en dehors de l’Union Européenne ?

Les Données à caractère personnel que nous traitons, ne font l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union Européenne.
Si un transfert de données en dehors de l’Union Européenne devait être envisagé, MANYMORE :

• S’assurera de mettre en œuvre des garanties appropriées, notamment par la conclusion de règles d’entreprise contraignantes et/ou de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, afin de garantir des droits opposables et effectifs pour les personnes concernées ;
• Vous informera des modalités dudit transfert.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous disposez de différents droits sur vos données :

• un droit d’accès à vos Données à caractère personnel,
• un droit à la rectification de vos Données à caractère personnel,
• un droit à l’effacement de vos Données à caractère personnel, si cela n’est pas en opposition avec d’autres exigences réglementaires ou contractuelles ;
• un droit à la limitation du Traitement dont vous faites l’objet, afin d’en vérifier l’exactitude, de vous opposer à leur effacement ou d’exercer ou de défendre vos droits en justice,
• le droit de vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel lorsque le Traitement repose sur votre consentement,
• nous indiquer les directives quant à l’utilisation de vos Données à caractère personnel après votre décès,
• un droit à la portabilité de vos Données à caractère personnel.

Veuillez noter, toutefois, que certaines Données à caractère personnel peuvent être exclues de ces demandes, dans certaines circonstances, notamment si nous devons continuer à traiter vos données pour servir nos intérêts légitimes ou respecter une obligation légale.

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : « MANYMORE – DPO - Traitement des données personnelles - 11 Cours Valmy, 92800 Puteaux - dpo@manymore.fr
Conformément à la réglementation en vigueur, afin de nous permettre de confirmer votre identité en cas de doute, un justificatif d’identité pourra vous être demandé. Nous conserverons une copie de votre pièce d’identité pendant une durée maximale d’un an.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation directement auprès de la CNIL (Commission Nationale d’Informatique et des Libertés) à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.